P2 - MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

Business Relationship Management

Manajemen dan bisnis memiliki hubungan yang erat. Dalam berbisnis maka ilmu menejemen sangat dibutuhkan agar bisnis yang dijalankan tersebut bisa berhasil dan sukses. Ruang lingkup manajemen hubungan bisnis berfokus pada penyelarasan pelanggan tujuan dengan kegiatan penyedia layanan TI

Manajemen hubungan bisnis (BRM) adalah pendekatan formal untuk pemahaman, mendefinisikan, dan mendukung kegiatan antar-usaha yang terkait dengan jaringan bisnis .  Tujuan dari manajemen hubungan bisnis adalah untuk memahami kebutuhan pelanggan bisnis dan untuk memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan tersebut .

Prisip Prisip BRM

1. Pengukuran dan analis : tujuannya agar dapat mengidentifikasi dan mengukur konsep -  konsep dan prinsip - prinsip

2. Reputasi dan kepercayaan: setiap hubungan dan satipa interaksi didalamnya memberikan kotribusi untuk reputasi. Reputasi akan meringankan resiko dan mengurangi gesekan dalam proses bisnis

3.   Governance  : Model BRM perlu memperhitungkan dan menyelaraskan dengan model tata kelola perusahaan , termasuk etika bisnis , kendala hukum, dan norma-norma sosial yang berlaku untuk hubungan bisnis

4.   Pertukaran dan Timbal balik  : harus memperluas dimensi tradisional untuk akun untuk tidak hanya pertukaran keuangan, tetapi juga pertukaran waktu, uang, pengetahuan, dan reputasi. Ini adalah fitur kunci dari hubungan bisnis.

Manajemen Keuangan Untuk Layanan TI

                  ITFM adalah disiplin berdasarkan prinsip keuangan dan akuntansi standar, tapi alamat prinsip-prinsip tertentu yang berlaku untuk layanan TI, seperti manajemen aset tetap, manajemen modal, audit, dan penyusutan.

                  Tujuan dari Manajemen Keuangan Jasa IT (ITFM) adalah untuk mengoptimalkan biaya IT Services saat mengambil menjadi kualitas akun dan faktor risiko. Saldo analisis biaya terhadap kualitas dan risiko untuk membuat cerdas, strategi optimalisasi biaya berdasarkan metrik. Balancing diperlukan karena biaya pemotongan mungkin tidak menjadi strategi terbaik untuk memberikan output konsumen yang optimal.

Ruang lingkup Keuangan Untuk Layanan TI 

1.       Keputusan Keuangan dilakukan untuk mencari dana.

2.        Keputusan Investasi

3.       Kebijakan devide

Layanan Teknologi Informasi Manajemen Kontinuitas

            ITSCM dirancang untuk mendukung Business Continuity Management. Dalam rangka mempertahankan ketersediaan TI dan informasi organisasi perlu memahami bahwa proses sangat penting. Dengan menggunakan informasi ini, ICT dan Keamanan Informasi (IS) profesional dapat menentukan tindakan yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa TI dan informasi persyaratan proses kritis dapat dipenuhi, meskipun peristiwa yang mengganggu.

            Layanan Continuity Management (ITSCM) IT bertujuan untuk mengelola risiko yang serius dapat mempengaruhi layanan TI. ITSCM memastikan bahwa penyedia layanan TI selalu dapat memberikan minimum setuju Layanan Levels, dengan mengurangi resiko dari kejadian bencana untuk tingkat yang dapat diterima dan perencanaan untuk pemulihan layanan TI.

Ruang lingkup layanan teknologi informasi manajemen kontinuitas adalah situsnya bertujuan untuk memberikan pengenalan untuk membangun proses Business Continuity Management dalam sebuah organisasi dalam rangka untuk mengurangi teknologi dan kontinuitas informasi risiko yang teridentifikasi sebagai bagian dari Manajemen Risiko.

Manajemen keamanan Informasi dan Manajemen Akses

Manajemen harus menetapkan arah kebijakan yang jelas dan menunjukkan dukungan, serta komitmen terhadap keamanan informasi melalui peerapan dan pemeliharaan suatu kebijakan keamanan informasi di seluruh tatanan organisasi. Tujuan kebijakan keamanan informasi adalah untuk memberikan arahan dan dukungan manajemen keamanan informasi.

ISMS (information security management system) atau sistem manajemen keamanan informasi adalah suatu sistem manajemen yang berhubungan dengan keamanan informasi. Konsep utama ISMS untuk suatu organisasi adalah untuk merancang, menerapkan, dan memelihara suatu rangkaian terpadu proses dan sistem untuk secara efektif mengelola keamanan informasi dan menjamin kerahasiaan, integritas, serta ketersediaan aset-aset informasi serta meminimalkan risiko keamanan informasi.

 Manajemen keamanan informasi terdiri atas empat tahap

1.      Mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber informasi perusahaan.

2.      Mendefinisikan resiko yang disebabkan oleh ancaman.

3.      Menentukan kebijakan keamanan informasi.

4.      Mengimplementasikan pengendalian untuk mengatasi resiko resiko tersebut.

Kontrol akses secara fisik dapat dicapai oleh manusia melalui cara mekanis seperti kunci atau melalui sarana teknologi yang disebut sistem akses kontrol. Hak akses hanya bagi yang berkepentingan ini sangat berguna untuk melindungi aset properti bila didukung dengan kamera CCTV.

daftar pustaka

http://peluangbisnissampinganonline.blogspot.co.id/2013/08/mengenal-hubungan-manajemen-dan-bisnis.html

http://olafrider.blogspot.co.id/2014/12/sistem-informasi-manajemen-keamanan_82.html

https://en.wikipedia.org/wiki/Business_relationship_management

P1 - MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

Section 1

Definisi manajemen, Manulang (1985: 17) sebagai: “seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan dari pada sumber daya manusia (SDM) untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan terlebih dahulu.”

Sementara Gibson, Donelly dan Ivancevich (1996:4) mendefinisikan manajemen sebagai:”suatu proses yang dilakukan oleh satu atau lebih individu untuk mengoordinasikan berbagai aktivitas lain untuk mencapai hasil-hasil yang tidak bisa dicapai apabila satu individu bertindak sendiri.

Ivancevich, Lorensi, Skinner dan Crosby mendefinisikan “ Pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan.”

Manajemen pelayanan dapat diartikan sebagai : “Suatu proses penerapan ilmu dan seni untuk menyusun rencana, mengimplementasikan rencana, mengoordinasikan dan menyelesaikan aktivitas-aktivitas pelayanan demi tercapainya tujuan pelayanan.”

Pada umumnya pelayanan yang bertaraf tinggi akan menghasilkan kepuasan yang tinggi serta pembelian ulang yang lebih sering. Kata kualitas mengandung banyak definisi dan makna, orang yang berbeda akan mengartikannya secara berlainan tetapi dari beberapa definisi yang dapat kita jumpai memiliki beberapa kesamaan walaupun hanya cara penyampaiannya saja biasanya terdapat pada elemen sebagai berikut:

1.      Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihkan harapan pelanggan.

2.      Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan

3.      Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah.

Dari definisi-definisi tentang kualitas pelayanan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwakualitas pelayanan adalah segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan guna memenuhi harapan konsumen.

 Pelayanan dalam hal ini diartikan sebagai jasa atau service yang disampaikan oleh pemilik jasa yang berupa kemudahan, kecepatan, hubungan, kemampuan dan keramahtamahan yang ditujukan melalui sikap dan sifat dalam memberikan pelayanan untuk kepuasan konsumen

.

Kualitas pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima / peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan.

ITIL atau Information Technology Infrastructure Library adalah suatu rangkaian dengan konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi (TI)

Kerangka ITIL :

1.      Standar untuk manajemen layanan TI

 Alasan Kantor Pemerintahan Inggris membuat standar yang kemudian berkembang dan dikenal dengan istilah ITIL (Information Technology Infrastructure Library) adalah untuk memastikan terciptanya layanan publik yang berkualitas diseluruh lini pemerintahan kerajaannya. Dengan adanya sebuah panduan standar atau kriteria minimum ini diharapkan bahwa pemerintah pusat, daerah, distrik, hingga pada satuan terkecilnya dapat memberikan pelayanan kepada publik secara baik, dalam arti kata cepat, tepat, murah, dan terkendali. Mengingat bahwa hampir seluruh proses atau aktivitas pelayanan publik menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, maka dirasa perlu adanya rumusan standar yang harus dipatuhi oleh seluruh pelaku pemberi pelayanan (dan pemangku kepentingan terkait lainnya).

2.      Komponen Komponen ITIL

a.      Service Strategy

Inti dari ITIL Service Lifecycle adalah Service Strategy.

Service Strategy memberikan panduan kepada pengimplementasi ITSM pada bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai sebuah kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan TI)

b.      Service Design

Service Design memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri.

c.       Service Transition

Tahapan lifecycle ini memberikan gambaran bagaimana sebuah kebutuhan yang didefinisikan dalam Service Strategy kemudian dibentuk dalam Service Design untuk selanjutnya secara efektif direalisasikan dalam Service Operation.

d.      Service Operation

Service Operation merupakan tahapan lifecycle yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI.

e.      Continual Service Improvement

Continual Service Improvement (CSI) memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya.

     3.  Tujuan ITIL

Tujuan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah untuk menyediakan petunjuk untuk praktek terbaik dalam manajemen layanan teknologi informasi. Ini mencakup pilihan yang dapat diapdopsi dan diadaptasi oleh organisasi berdasarkan kebutuhan bisnisnya, keadaan, dan kedewasaan dari penyedia layanan.

Section 2

Strategi layanan dari setiap penyedia layanan harus didasarkan atas dasar pengakuan bahwa pelanggan tidak membeli produk, mereka membeli kepuasan dari  kebutuhan  khusus.

Oleh  karena  itu,  untuk menjadi sukses,  layanan  yang disediakan harus dapat dirasakan oleh pelanggan untuk memberikan nilai yang cukup dalam bentuk manfaat yang ingin dicapai pelanggan. Strategi layanan tidak diciptakan atau ada dalam isolasi strategi menyelruh dan budaya organisasi yang dimiliki oleh penyedia layanan.

Jenis jenis penyedia layanan TI

Tipe 1 = ada  dalam sebuah  organisasi semata‐mata  untuk  memberikan   layanan kepada satu khusus unit bisnis 

Tipe     2    =   melayani beberapa unit bisnis dalam organisasi yang sama 

Tipe     3    =  beroprasi sebagai penyedia layanan eksternal melayani beberapa pelanggan eksternal

 4P dari strategi

1.      Perspektif       =  visi yang khas

2.      Position          =  keunikan posisi sebagai dasar untuk berkompetisi

3.      Plan                = bagaimana provider layanan akan mencapai visi

4.      Pattern           = pola dasar yang berulang dalam decision marking, biasanya berdasarkan tema pokok atau guiding principles atau kebijakan umum.

Tujuan Manajemen Pelayanan sebagai asset streategis otomatisasi proses manajemen layanan

Otomasi proses manajemen adalah penggunaan sistem komputer dan perangkat lunak untuk mengotomatisasi proses. Proses dapat benar-benar otomatis, sehingga tidak ada intervensi manusia yang diperlukan, atau semi-otomatis di mana beberapa intervensi manusia diperlukan untuk membuat keputusan atau menangani pengecualian.

Section 3

Design Layanan

Service atau layanan adalah suatu cara mengantarkan nilai (value) kepada pelanggan dengan memfasilitasi tercapainya outcome bagi pelanggan tanpa terlibat atas kepemilikian biaya dan risiko tertentu. Proses adalah kumpulan aktivitas-aktivitas terstruktur yang didesain untuk mencapai suatu sasaran (obyektif). Desain adalah suatu proses untuk membuat suatu nilai bagi manusia.

Mengapa Service Design? Karena service design adalah suatu upaya menginovasi atau memperbaiki layanan yang sudah ada untuk membuatnya lebih berguna, dapat digunakan, diinginkan pelanggan, efisien serta efektif bagi organisasi.

Terdapat lima aspek dalam service design, antara lain :

1)      Solusi layanan untuk layanan baru atau perubahan layanan

2)      Sistem informasi manajemen dan tools

3)      Teknologi dan arsitektur manajemen

4)      Proses, peran dan kemampuan

5)      Metode pengukuran dan matrik.

Service design bertujuan sbb.:

a.              Mendesain service untuk memenuhi sasaran-sasaran bisnis

b.             Mendesain service yang mudah untuk dibangun dengan efisien

c.              Mendesain proses yang efektif dan efisien

d.             Mengidentifikasi dan mengelola resiko

e.          Mendesain infrastruktur TI yang aman dan handal, lingkungan (environment), aplikasi, serta sumber daya dan kapabilitas data/informasi

f.               Mendesain metode pengukuran dan metrik-metrik untuk menilai (assesing) proses desain

g.     Memproduksi dan memelihara rencana-rencana TI, proses-proses, kebijakan (policies), arsitektur, kerangka kerja, dan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses desain

h.        Membantu dalam membangun kebijakan (policies) dan standar-standar dalam desain dan perencanaan service TI

i.               Mengembangkan keterampilan (skills) dan kemampuan (capability) dalam TI

j.               Memberikan kontribusi dalam perbaikan kualitas serivce TI

Paket Desain Layanan (SDP):mendefinisikan seluruh aspek dalamlayanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan. SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan. 

daftar pustaka 

link 1

link 2

link 3

link 4

PERUBAHAN & PERKEMBANGAN ORGANISASI

Nama Kelompok 2:
1.      Ardhiansyah Doni R
2.      Deby Pricillina
3.      Diah Ayu Novarina
4.      Nurjannah

Kelas : 2KA28
Mata Kuliah : TEORI ORGANISASI UMUM 2



PERUBAHAN & PERKEMBANGAN ORGANISASI

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Makalah Softskill. Makalah ini merupakan salah satu tugas yang menjadi peraturan akademi untuk memenuhi syarat penilaian mata kuliah softskill Teori Organisasi Umum. Didalam penyusunan makalah ini kami mendapatkan informasi serta ilmu yang sangat berguna.
Kami semua anggota kelompok menyadari bahwa makalah ini tidak luput dari segala kekurangan, baik mengenai isi, tata bahasa, maupun segi penyusunannya. Maka dari itu kami berharap baik kekurangan dan kelebihan dalam penulisan ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan bagi kami dan para pembaca, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

BAB 1
1.1  Pendahuluan

Pengertian Organisasi adalah penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga menjadi suatu kesatuan; sususan dan aturan dari berbagai bagian sehingga merupakan kesatuan yang teratur; gabungan kerja sama (untuk mencapai tujuan tertentu). Kamus modern bahasa Indonesia M. dahlan Al Barry. Adapula pengertian lain dari pada Organisasi tersebut yaitu  susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia). Banyak sekali pengertian-pengertian daripada Organisasi.  
Ada beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi, diantaranya :
a.   Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya.
b.  Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi.
c. PO merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi.
d. PO merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi
e. PO lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.
f. PO meliputi perubahan yang sengaja direncanakan
Lingkungan selalu berubah, berkembang mengikuti kemajuan dan menyesuaikan diri. Individu saling bersaing beradaptasi menjadi pribadi yang siap menyongsong perubahan dengan ciri dirinya sendiri, ada pula yang demi selamat atau yang lainnya tidak peduli terhadap apa perkembangan itu. Begitupun organisasi, namun dorongannya menjadi lebih kuat. Bisa saja datang dalam bentuk intervensi atau dukungan perubahan.
Semua itu disesuaikan agar organisasi bertahan dan mencapai tujuannya, latar belakang mendasar kenapa organisasi itu dibentuk. Tujuan tak selalu sama, seiring perubahan jaman organisasi harus memperbarui tujuannya dengan penyesuaian terhadap kondisi terbaru atau bahkan mengubahnya secara keseluruhan. Walaupun terlihat berbeda namun secara garis besar tujuannya tetap sama, jika tidak organisasi tersebut akan menghilang eksistensinya karena tak lagi memiliki tujuan yang riil.

BAB 2

2.1 Fungsi – Fungsi Perubahan Organisasi

Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
- Faktor ekstern,
- Faktor intern.

a. Faktor Ekstern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.

Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.

b. Faktor Intern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:
–  Problem hubungan antar anggota,
–  Problem dalam proses kerja sama,
–  Problem keuangan.
Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan. Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.


2.2 Proses Perubahan Organisasi

Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.
1. Dorongan untuk Berubah
Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah.
2.  Dorongan Eksternal
Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.
3.  Dorongan Internal
Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural. Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.

Dua Jenis Perubahan
Secara umum ada dua jenis perubahan dalam organisasi.

Perubahan Terencana : perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.
Perubahan Reaktif : perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.

Langkah-langkah komprehensif dalam proses perubahan :
Mengenali kebutuhan akan perubahan
Menetapkan tujuan perubahan
Mendiagnosis apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan
Memilih teknik perubahan yang sesuai untuk mencapai tujuan
Merencanakan implementasi untuk perubahan
Mengimplementasikan perencanaan perubahan
Mengevaluasi perubahan dan tindak lanjut
Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya. Proses perubahan, yaitu:
1.      Mengadakan pengkajian.
2.      Mengadakan identifikasi.
3.      Menetapkan perubahan.
4.      Menentukan strategi.
5.      Melakukan evaluasi.

2.3 Ciri – Ciri Pengembangan Organisasi

Suatu strategi pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap, nilai, dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tingkat yang memusingkan perubahan itu sendiri. Maka Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1.     Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
2.      Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
3.      Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4.      Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5.      Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
6.      Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Bila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai : organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

2.4 Metode Dalam Pengembangan Organisasi

A.    Latihan Kepekaan/ Sensitivity Training
Latihan kepekaan ini merupakan metode awal dari perubahan prilaku, melalui interaksi kelompok yang tak terstruktur, dimana setiap anggota dalam kelompok diajak berkumpul bersama dalam suasana yang bebas dan terbuka dimana setiap partisipan mendiskusikan diri mereka sendiri dan proses interaksi mereka. Dengan latihan kepekaan ini mendorong setiap anggota memiliki kesadaran dan kepekaan terhadap diri sendiri dan orang lain, meningkatkan empati kepada orang lain, meningkatkan listening skill atau keahlian dalam mendengarkan pendapat orang lain, meningkatkan keterbukaan dan toleransi kepada orang lain.
B.     Pendekatan Survey Umpan Balik/ Survey Feedback Approach
Alat yang dapat dipergunakan untuk menilai prilaku dari anggota sebuah organisasi dan mengindentifikasi jarak perbedaan diantara persepsi dari masing-masing anggota adalah dengan menggunakan survey feedback dimana setiap anggota dapat berpartisipasi didalamnya. Hasil dari survey ini kemudian ditabulasikan dan dianalisa. Pendekatan ini kemudian dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai prilaku karyawan untuk pengambilan keputusan. Namun bagaimana pun, kita mengatuhi bahwa setiap individu dipengaruhi oleh banyak faktor ketika mereka merespon survey tersebut. Hal inilah yang harus dimonitor oleh manajemen.
C.     Proses Konsultasi
Proses konsultsi adalah sebuah pertemuan antara sebuah konsultan dengan client untuk memahami proses pengembangan organisasi yang dilakukan dimana seseorang (karyawan) harus mengatasi dan mengindentifikasi hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Konsultan dan client ini bukan hanya berarti pihak ketiga, tetapi juga bisa jadi antara karyawan dengan atasan langsungnya. Proses konsultasi ini hampir mirip dengan latihan kepekaan, namun pada latihan kepekaan lebih menekankan kepada tugas, sedangkan proses konsultasi lebih kepada memberikan pemahaman. Dengan lebih paham, maka diharapkan tingkat penolakan akan lebih dapat berkurang.
D.    Membangun Tim
Setiap organisasi pada dasarnya sangat mengandalkan pada sekumpulan orang untuk dapat menyelesaikan tugas secara kelompok. Proses pembangunan ttim menggunakan interaksi yang sangat tinggi dalam aktivitas sebuah kelompok untuk meningkatkan kepercayaan dan keterbukaan diantara sesama anggota tim, meningkatkan kemampuan untuk berkoordinasi dan meningkatkan performa tim. Jadi proses membangun tim ini dilakukan dengan meningkatkan interaksi diantara sesama anggotanya.
E.     Pengembangan Antar Kelompok
Salah satu area yang mendapatkan penekan yang penting dalam pengembangan organisasi adalah mencegah terjadi konflik yang disfungsional (konflik yang tidak produktif) yang terjadi diantara kelompok. Pengembangan antar kelompok atau intergroup development bertujuan untuk merubah prilaku, stereotype, dan perspesi tentang kelompok lain. Contoh misalkan unit bisnis menganggap (stereotype) unit financial sebagai sekumpulan orang-orang yang kaku, tidak memahami dinamika bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
F.      Appreciative Inquiry
Appreciative inquiry bertujuan untuk mengidentifikasi kualitas-kualitas yang unik dan kekuatan yang istimewa yang dimiliki oleh sebuah organisasi, yang kemudian dapat menjadi dasar untuk peningkatan performa atau kinerja. Metode ini sedikit berbeda dengan metode pengembangan organisasi yang lain karena appreciative inquiry tidaklah menekankan pada permasalahan-permasalahan yang terjadi, tetapi menekankan pada kesuksesan sebuah organisasi.
Appreciative Inquiry terdiri dari 4 tahap. Tahap yang pertama adalah discovery yakni mengidentifikasi apa yang karyawan pikir tentang kekuatan yang dimiliki oleh organisasi. Tahap berikutnya adalah design, dimana karyawan memprediksi masa depan yang memungkinkan bagi organisasi berdasarkan informasi yang diterima pada tahap discovery. Setelah melakukan tahap discovery dan design, selanjutnya beralih kepada tahap design untuk menemukan visi yang sama tentang masa depan organisasi dan menyetujui kualitas unik yang dimiliki oleh organisasi. Tahap yang terakhir adalah destiny yakni menentukan cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tahap dream.

BAB 3

3.1 Kesimpulan

Suatu organisasi pasti akan mengalami perubahan dan perkembangan berdasarkan faktor-faktor yang terjadi di masyarakat. Faktor yang terjadi akan mempengaruhi keberlangsungan suatu organisasi. Perubahan dan perkembangan organisasi pun juga pasti menghadapi proses menuju suatu kebijakan baru ataupun poin-poin lainnya demi mencapai tujuan organisasi. Banyak ciri-ciri yang terjadi selama proses perubahan dan perkembangan organisasi. Untuk itu, dibutuhkan metode-metode di dalam usaha perubahan dan perkembangan di dalam organisasi.
Pada hakikatnya perubahan terkadang perlu terjadi didalam kehidupan berorganisasi. Perubahan perlu dilakukan dengan tujuan agar organisasi tersebut dapat berkembang lebih baik. Dengan pengalaman yang dimiliki oleh suatu organisasi, mereka dapat menentukan tujuan – tujuan yang ingin dicapai ketika perubahan pada orgnasasi tersebut dilakukan.
Oleh karena itu dibutuhkan perkembangan organisasi untuk mempertahankan kehidupan organisasi dalam menghadapi persaingan dan organisasi masa depan yang tidak terlalu memetingkan eksistensi sebuah organisasi.
Jadi kesimpulannya adalah perubahan dan perkembangan organisasi terkadang perlu terjadi di dalam kehidupan berorganisasi.perubahan organisasi perlu dilakukan dengan tujuan agar organisasi tersebut dapat berkembang lebih baik dan sempurna.

3.2 Saran
Perlu koordinasi yang baik antar anggota organisasi dengan menjaga komunikasi dan kerjasama yang kuat. Faktor-faktor intern dan ekstern yang terjadi di dalam organisasi semestinya dapat dipertimbangkan dengan sangat baik agar permasalahan yang terjadi dapat teratasi dengan cepat.
Dengan makalah ini penulis berharap agar pembaca dapat memahami tentang arti penting perubahan dan perkembangan organisasi di dalam kehidupan berorganisasi. Dan semoga makalah ini dapat berguna bagi pembacanya.dan penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar penulis dapat lebih baik lagi.


link 1             link 3
link 2             link 4

ORGANISASI

Menurut Cyril Soffer (1973) Organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja dimana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan satu kesatuan hasil.

Definisi lain dari Organisasi yaitu menurut Ernest Dale, Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.

Barnard mendefinisikan organisasi modern adalah organisasi formal sebagi suatu sistem kegiatan-kegiatan yang secara sadar dikoordinasikan oleh dua atau lebih yang bekerja sama untuk mewujudkan tujuan.

Ilmu organisasi merupakan ilmu yang penting dimiliki, karena dalam kehidupan kita tidak lepas dari organisasi. Di mulai dari lingkungan yang sederhana dari keluarga, hingga struktur yang rumit seperti organisasi pemerintahan.

Ciri – ciri organisasi itu sendiri terdiri dari :

1.      Adanya lembaga sosial yang terdiri atas komponen (atasan dan bawahan) dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.

2.      Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang).

3.      Adanya tujuan dan sasaran.

4.      Instrumen sosial yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.

5.      Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati.

6.      Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.

7.      Adanya komunikasi antar suatu anggota dengan yang lain.

Namun Menurut Berelson dan Steiner(1964:55) sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.      Formalitas, merupakan ciri organisasi sosial yang menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada peratutan-peraturan, ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan, strategi, dan seterusnya.

2.      Hierarkhi, merupakan ciri organisasi yang menunjuk pada adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang berbentuk piramida, artinya ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan dan kekuasaan serta wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada organisasi tersebut.

3.      Besarnya dan Kompleksnya, dalam hal ini pada umumnya organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga hubungan sosial antar anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini biasanya dikenal dengan gejala “birokrasi”.

Lamanya (duration), menunjuk pada diri bahwa eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan orang-orang dalam organisasi itu. Ada juga yang menyatakan bahwa organisasi sosial, memiliki beberapa ciri lain yang behubungan dengan keberadaan organisasi itu. Diantaranya ádalah:

1.      Rumusan batas-batas operasionalnya(organisasi) jelas. Seperti yang telah dibicarakan diatas, organisasi akan mengutamakan pencapaian tujuan-tujuan berdasarkan keputusan yang telah disepakati bersama. Dalam hal ini, kegiatan operasional sebuah organisasi dibatasi oleh ketetapan yang mengikat berdasarkan kepentingan bersama, sekaligus memenuhi aspirasi anggotanya.

2.      Memiliki identitas yang jelas. Organisasi akan cepat diakui oleh masyarakat sekelilingnya apabila memiliki identitas yang jelas. Identitas berkaitan dengan informasi mengenai organisasi, tujuan pembentukan organisasi, maupun tempat organisasi itu berdiri, dan lain sebagainya.

3.      Keanggotaan formal, status dan peran. Pada setiap anggotanya memiliki peran.

Adapun unsur-unsur organisasi diantaranya adalah sebagai berikut

1.      Organisasi Sebagai Wadah atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah suatu tempat dimana sekelompok orang bersama mencapai suatu tujuan yang ditetapkan, misalnya organisasi buruh bertujuan untuk kepentingan buruh, organisasi wanita bertujuan untuk hak wanita, organisasi mahasiswa bertujuan untuk pencapaian mahasiswa dan sebagainya.

2.      Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang

Selain tempat kerja sama suatu organisasi merupakan proses kerja sama, proses tersebut sedikitnya melibatkan antar dua orang, makin banyak orang yang melakukan kerjasama, maka proses organisasi tersebut harus disusun lebih baik dan teroganisir lagi.

3.      Jelas tugas kedudukannya masing-masing

Supaya tidak bentrok atau terjadi kesalahpahaman, setiap anggota organisasi sudah ada tugasnya masing-masing, tugas tersebut disesuaikan dengan keahlian dari setiap anggota, sehingga sudah jelas apa yang harus dilakukan masing-masing anggota.

4.      Ada tujuan tertentu

Suatu perencanaan manager yang baik akan membuat organisasinya menghasilkan hasil yang baik pula, keuntungannya perkerjaan akan efesien dan efektif.

Unsur-unsur Pendukung Organisasi :

1.      Manusia (Man)

2.      Kerjasama

3.      Tujuan Bersama

4.      Peralatan (Equipment)

5.      Lingkungan

6.      Kekayaan alam

7.      Kerangka/Konstruksi mental.

Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya ataupun masyarakat di lingkup kerja mereka. Teori organisasi adalah suatu konsefsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Masalah adalah segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan organisasi yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.

1.      Teori Organisasi Klasik

Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggap manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.

Definisi organisasi menurut Teori Klasik:

Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Teori organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal.

Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:

a.       Sistem kegiatan yang terkoordinasi

b.      Kelompok orang

c.       Kerjasama

d.      Kekuasaan dan kepemimpinan

Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: kekuasaan, saling melayani, doktrin, disiplin, sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

a.       Pembagian kerja (untuk koordinasi)

b.      Proses skalar dan fungsional (proses pertumbuhan vertikal dan horizontal)

c.       Struktur (hubungan antar kegiatan)

d.      Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan)

2.      Teori Neoklasik

Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan Manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori neoklasik merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.

Hugo Munsterberg

Salah satu tokoh neoklasik pencetus “Psikologi Industri”. Hugo menulis sebuah buku “Psychology and Industrial Effeciency” tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan adanya perbedaan karakteristik individu dalam organisasi dan meningkatkan adanya pengaruh faktor sosial dan budaya terhadap organisasi.

Munculnya teori neoklasik diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthorne tahun1924 milik perusahaan Western Electric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan Elton Mayo seorang riset dari Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya memperhatikan insentif upah dan kondisi kerja karyawan dipandang sebagai faktor penting peningkatan produktifitas.

3.      Teori Modern

Teori ini muncul pada tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan dua teori sebelumnya yaitu klasik dan neoklasik. Teori modern sering disebut dengan teori “Analisa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neoklasik. Teori organisasi modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan sistem terbuka yang berkaitan dengan lingkungan dan apabila ingin bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

Perbedaan antara Teori Modern dan Teori Klasik

a.         Teori klasik memusatkan pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan teori modern menekankan pada perpaduan dan perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh.

b.         Teori klasik membicarakan konsep koordinasi, skalar, dan vertikal sedangkan teori modern lebih dinamis, sangat komplek, multi level, multi dimensi dan banyak variabel yang dipertimbangkan.

Menyangkut hal itu pengertian organisasi juga merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama. James D. Mooney dan Allen Reilly (1931) Menerbitkan sebuah buku “ONWARD INDUSTRY” inti dari pendapat mereka adalah “koordinasi merupakan faktor terpenting dalam perencanaan organisasi”.

Tiga prinsip yang harus diterapkan dalam sebuah organisasi menurut mereka adalah:

1.      Prinsip koordinasi

2.      Prinsip skalar dan hirarkis

3.      Prinsip fungsional

            Suatu organisasi akan berjalan dengan baik dan benar menurut saya adalah jika suatu organisasi tersebut memiliki anggota yang kuantitas dan identitasnya jelas, misalkan harus menyertakan kartu tanda penduduknya atau dengan cara tertentu sesuai dengan bagaimana organisasi tersebut merekrut anggotanya dengan baik dan benar. Suatu organisasi yang baik pasti memiliki jumlah anggota yang jelas dan identitasnya pun jelas. Kemudian untuk menjadi organisasi yang berjalan dengan baik maka diperlukannya juga organisasi tersebut memiliki identitas yang jelas seperti latar belakang organisasi tersebut dibuat, nama dari organisasi tersebut, serta alamat ataupun lambang dari organisasi tersebut harus jelas.

            Organisasi yang baik dan benar juga harus memiliki struktur organisasi yang jelas dari ketua hingga anggotanya harus di rencakan dengan matang dan jelas arah kedepannya, kemudian organisasi tersebut juga mengacu pada manajemen yang sehat yaitu bersaing dengan organisasi lain secara sehat, suatu organisasi harus melakukan perencanaan atau planning, kemudian melakukan aksinya, terakhir adalah melakukan evaluasi dari perencanaan dan aksi organisasi tersebut. Terakhir organisasi tersebut harus bermanfaat untuk masyarakat tidak dengan organisasi yang sangat merugikan masyarakat.